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Les « archives essentielles », un tournant dans la pratique archivistique française ?

Sur les réseaux sociaux, les archivistes se sont émus d’extraits d’un document du ministère de la Culture révélé par Le Monde sur la politique des archives (1). Ce document affirmait que la « politique de collecte devait être concentrée sur les archives essentielles ». Des inquiétudes ont immédiatement été émises et une pétition a été lancée par un collectif d’historiens de la Revue XXème siècle. Les réactions que la publication de ce document de travail a suscité appellent des réflexions de fonds. Derrière la notion « d’archives essentielles », il se pourrait que le métier d’archiviste change en profondeur.

Remarque préliminaire

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de préciser une chose: ce document n’est, à l’heure actuelle, pas les conclusions définitives du ministère de la Culture. Les choses peuvent encore changer. Il se peut que l’expression « archives essentielles » ait été rédigée pour leur compréhension propre qui n’est pas le langage des archivistes. Cette problématique sémantique peut, néanmoins, engendrer de nombreux malentendus dans la suite des travaux à venir. Si la lecture du document peut inquiéter, rien n’est figé dans le marbre.

Les origines de ce concept

Cette notion « d’archives essentielles » trouve ses racines dans le rapport de Christine Nougaret commandé par le précédent ministère sous Mme Audrey Azoulay (2). Il s’intitule Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives à l’ère du numérique. Dans ce rapport, cette notion s’applique à « l’archivage de données numériques essentielles ». Elle souhaite que la notion de données soit clairement définies afin de voir ce qui pourrait être numérisable et communicable en ligne. Dans la deuxième partie de son rapport, Mme Nougaret s’interroge sur la collecte des documents. Selon elle, les causes en sont l’accroissement de la production documentaire avec l’arrivée de la bureautique. La collecte de documents détermine ce qui est à conserver pour les citoyens ou à détruire. L’enjeu principal est de faire en sorte que les services d’archives aient la capacité et les moyens de conserver le document numérique. Elle propose de délimiter le périmètre de ces « archives essentielles » par la macro-évaluation.

Dans sa proposition n°11, elle détaille un peu plus ce concept. Il est issu de la tradition archivistique canadienne. Ils le définissent ainsi: documents qui permettent la continuité ou e rétablissement des droits et des obligations durant ou après une période de crise et dont a disparition, d’une façon générale et quelle qu’en soit la cause, aurait des conséquences graves et irréparables. En fait, le rapport propose de changer la manière dont on trie les archives pour faire face aux nouveaux défis de l’archivage, plus particulièrement celui du numérique.

Pourquoi le document du Ministère soulève de nombreuses inquiétudes ?

Quand on regarde en détail, on constate qu’il y a un décalage sémantique dans les propos du ministère avec ceux de Mme Nougaret. Deux questions fondamentales secouent les archivistes: va-t-on vers une destruction systématique du papier ? La logique de coût est-elle le seul critère déterminant d’une politique d’archivage ?

En elle-même, cette notion n’est pas si dérangeante que ça. L’archiviste s’est toujours interrogé sur ce qui était important à garder pour le futur et à détruire. Il est responsable de la vie et de la mort d’un document. La subtilité est de garder un regard objectif et subjectif vis-à-vis de la nature d’un document. Personne ne pourra dire ce que dans 50 ans les autres souhaiteront garder ou pas. Cette responsabilité a un énorme impact sur la mémoire d’une société.

Le problème est que le ministère de la Culture la rapproche avec une logique de coût et de réduction de quantité des documents en volume. Il n’y aurait pas assez de place pour conserver les documents produits par les milliers de producteurs travaillant au service de l’État ou des collectivités territoriales. Les paramètres étudiés ne sont pas les bons. Derrière cette politique d’archivage (si jamais elle devient officielle), les archivistes s’interrogent sur leur rôle: qui sera habilité à déterminer la notion d’essentielle à un document ? Le producteur ? L’archiviste ? L’usager ? Tous ces questionnements sont importants pour que les attentes de l’usager de demain soient répondues. L’argent n’est qu’un critère parmi d’autres car les moyens doivent être proportionnels aux objectifs fixés. Sans compter que l’archiviste a un droit de vie et de mort sur un document. Une fois détruit, il n’est plus possible de faire un retour en arrière.

Les causes de ces interrogations

Comment sommes nous arrivés là ? Plusieurs facteurs peuvent expliquer la saturation des services d’archives. On le sait: le manque de place accroit les coûts de stockage et la construction de bâtiment.

Le premier est l’arrivée de la bureautique. Paradoxalement, on pensait qu’avec les ordinateurs, le papier serait dépassé et n’embêterait plus personne. Ce n’est pas le cas. Au contraire, la production documentaire en papier à augmenter grâce à l’imprimante. Il est toujours présent et on a encore du mal à vivre avec le numérique, notamment pour les documents sensibles. Interrogé dans l’émission Du Grain à Moudre (3), le directeur du Service Interministériel des Archives de France (SIAF) Hervé Lemoine a reconnu que les archivistes n’avaient pas anticipé cette accroissement documentaire. C’est la collecte qui détermine la façon dont les documents (numérique ou papier) sont traités et vient leur conservation définitive ou leur destruction.

Le deuxième facteur est l’usage des archives. Au XVIIIème-XIXème siècle, les usagers allant dans les salles de lecture étaient principalement des chercheurs ou des amateurs de la recherche. L’usage de l’archive était tournée vers la recherche historique. Les types d’archives n’étaient pas bien nombreux. A la seconde moitié du XXème siècle, les choses changent. Non seulement le type de document varie mais d’autres usagers apparaissent. Dans les années 1970, les généalogistes commencent à s’intéresser aux archives. Ils en ont besoin pour trouver les traces des familles. Maintenant, les documents sont beaucoup consultés pour des questions de droits. On peut penser aux cadastres napoléoniens, par exemple. Il serait très intéressant de faire un état des lieux sur l’usage des archives par les citoyens. Cela pourrait établir des pistes pour la politique de collecte.

Le troisième facteur est le décalage entre la politique nationale et la réalité rencontrée sur le terrain. Tous les services d’archives ne sont pas dotés des mêmes moyens. Certains ont plus de personnes, d’argent ou de compétences que d’autres. Et cela ne dépend pas forcément de la taille de la ville. Lorsque j’étais en stage aux Archives de la Ville de Nantes, ils étaient une quinzaine de personnes dans le service. Le Pôle traitement n’avait que trois archiviste. Résultat: les archives rentraient plus qu’elles n’étaient classées parce que le traitement intellectuel et matériel prend du temps.

Le dernier facteur est la croyance dans le tout-numérique. Les arguments, encore avancés aujourd’hui, sont le gain de place, la réduction des coûts de stockage et la facilité de l’accès à l’information. Cela est très contestable car il est nécessaire d’avoir des serveurs qui contiennent suffisamment de place pour stocker les données numériques, des salles prévues à cet effet. Cela va déterminer l’achat du logiciel et du matériel nécessaire: les coûts peuvent varier entre 20 000 et 100 000 € voire plus. A cela s’ajoute les compétences humaines. Si un document est noyé dans l’arborescence, il devint beaucoup plus difficile de le retrouver. Reconnaissons le: si l’option recherche est comprise, il peut être retrouvé en quelques mots. Pour ne pas passer du temps dans le logiciel, un cadre de classement est obligatoire pour s’y retrouver.

Ces facteurs créent des tensions au sein des archivistes qui ne sont pas tous d’accord sur la conduite à tenir. Je propose quelques pistes pour déblayer le terrain.

Quelques propositions

Le rapport émet des propositions intéressantes qui sont à explorer. L’inconvénient c’est qu’aucun ordre de grandeur n’y est donné. La problématique à répondre est la suivante: comment faire une politique d’archivage efficace tout en évitant les grosses erreurs de destruction ?

Le premier réflexe à prendre serait de délimiter les bornes de la collecte. En ce sens, je rejoins la proposition n°11 du rapport Nougaret. La méthode que nous pratiquons actuellement n’est plus adapté au contexte. La situation donne l’impression que les archivistes travaillent au compte goute sans avoir de vision globale sur la conservation à long terme. Il est nécessaire d’interroger les trois acteurs que sont le producteur, l’archiviste et l’usager pour savoir ce qui est à garder ou à jeter. La conservation d’une archive dépasse largement le travail professionnel des archivistes. C’est la mémoire de toute une nation qui est concernée.

Le deuxième volet consisterai à faire un état des lieux sur l’archivage électronique. Même si les projets sont récents, ils permettraient d’avoir une vision d’ensemble pour connaître le ratio investissement/bénéfice. Il ne faut pas oublier que l’argent vient des impôts des citoyens. Ils sont donc en droit de savoir ce que nous en faisons. L’état des lieux prendraient en ligne de compte le type de document à archiver, la sécurité des données, le problème lié à la valeur probante de l’archive, les droits d’accès et la communication entre les différents services et des services à l’État. Ainsi, nous pourrions connaître le coût estimé d’un projet de Système d’Archivage Électronique (SAE). On peut même faire collaborer plusieurs collectivités pour mutualiser les moyens et les compétences à condition que tout le monde soit d’accord sur ce qu’il faut faire.

Le troisième volet est celui de l’argent. Comme il l’a été mentionné dans les causes de la situation, les moyens doivent être proportionnels aux objectifs. Cela inclut aussi le personnel et les compétences. La formation du personnel à l’archivage électronique est importante pour l’efficacité du projet et de son utilisation. Il convient d’accompagner le changement car cela bouleverse les habitudes de travail. La façon de travailler de façon plus collaborative peut engendrer des suspicions chez certains voyant une intrusion de l’administration dans leurs projets. Argument contestable car les chefs de service sont obligatoirement au courant de ce qui se fait dans leur service.

Le quatrième volet concerne le maillage territorial. Il est important de prendre en compte les compétences des archives des collectivités territoriales ainsi que les différences rencontrées sur le terrain. Cela peut sembler contradiction avec une vision globale mais évite surtout d’imposer une politique qui ne pourrait pas être transposable à chaque situation. Le résultat pourrait être très décevant car les moyens n’auront pas toujours été à la hauteur.

Ce document a eu l’effet d’une bombe auquel le gouvernement ne s’y attendait pas. Le ministère n’a pas encore réagit et Mme Nougaret se trouve dans une situation fragile car elle est à l’origine d’une politique qu’elle n’a peut-être pas voulu. C’est ce problème sémantique « d’archives essentielles » qui est à résoudre. Cette crise de confiance peut être désamorcée à condition que Mme la ministre Françoise Nyssen consent à clarifier sa politique des archives. Des États généraux sur les archives seraient un bon moyen de mettre tout le monde autour de la table pour en discuter. Cela apaiserait une situation qui n’a pas besoin d’avoir d’autres tensions. La réflexion amorcée pourrait être un tournant dans la pratique française mais peut-être pas sur ce qui est à conserver ou à détruire étant donné que les interrogations ont toujours existé.


(1) http://www.lemonde.fr/culture/article/2017/11/14/les-pistes-de-reformes-envisagees-pour-la-culture_5214495_3246.html

(2) https://francearchives.fr/article/28204701

(3) https://www.franceculture.fr/emissions/du-grain-a-moudre/a-qui-confier-les-archives-non-essentielles


6 réflexions sur « Les « archives essentielles », un tournant dans la pratique archivistique française ? »

  1. Bonjour.
    En attendant de prendre connaissance du rapport concerné je suis surpris de voir à quel point cet article mélange les deux réalités à priori distinctes, que sont :
    1) la notion de « archives essentielles », vaste programme
    2) le passage du tout-papier au tout-numérique

  2. Un autre problème se pose qui va en contradiction avec le renversement de la logique de traitement inclus dans le concept archives essentielles. La mise en place du règlement général de protection des données implique un recensement exhaustif de la production numérique et des processus qui la permettent.
    Abandonner la pratique actuelle va nuire à la place auxquels les archivistes peuvent prétendre et assumer dans le nouvel environnement documentaire créer par le RGPD.

    1. Oui, tout à fait. Si la notion d’archives essentielles est appliquée, on ne sait pas à quel niveau l’archiviste pourra intervenir car se serait au producteur de décider ce qu’est une archive essentielle. Sans compter que cela pourrait nuire au principe de respect des fonds.
      Par contre, j’ai du mal à voir le lien avec le RGPD de l’Union européenne. Faire un recensement de la production numérique n’est-il pas une bonne chose pour avoir une vision d’ensemble ?

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